基礎功能

用戶門戶

主要工作流

活動申請，活動費用審批-差旅費用、演講者費用管理、第三方支付，采購審批

主數據管理

預算管理、用戶信息、組織架構、GOA、成本中心、賬戶密碼

集成功能

SAP接口、TEMS接口

1、用戶門戶

流程列表( Flow List )、代辦事項( To-do List )、管理工具( Tool List )、授權代理( Delegation )、流程查詢( Search )。

2、用戶主數據

User Master Data是EMS系統的基礎組成部分，基于AD身份認證，這部分的人員信息可以來自于企業自有的HR的系統，也可以在EMS系統中進行維護和管理。

活動申請

• 活動申請
  活動申請(Event Request)流程包含了對活動信息本身和預算申請的審批，如果審批通過，系統將會自動產生一個唯一的Event ID，這個ID作為后續費用申報及支付的一個重要關聯屬性，同時也是從預算申請、費用審批、費用支付這條鏈路的起始點，也為預算的管控和追溯提供了前提條件。
• 預算管理
  EMS中的預算可以來自于企業自有的預算管理系統或模塊，也可以在EMS系統中進行維護和管理。對于每一筆預算，用戶可以查看使用的明細信息，同時可以查看到每一次Transaction的具體詳情。

費用審批

• 活動關聯
  用戶在發起費用審批流程中，可以關聯相應的活動信息，同時選擇或輸入Event ID來關聯，通過這種方式有效的把活動申請和費用審批關聯起來。
• 供應商主數據
  Vendor Master是重要的主數據，新的EMS系統中可以維護Vendor Master數據，也可以從SAP或其他數據源獲取，但為了去減少重復的維護工作和數據一致性，需要建立統一數據源的機制。
• TEMS Integration & Project Code
  在填寫費用明細中，Project Code為可選，根據實際的業務情況，用戶可以留空，也可以手動或從其他系統中獲取。TEMS系統可以通過開放相關的視圖或接口給EMS系統進行數據整合。
• 講者信息庫
  在進行Speaker Fee審批流程中，講者信息庫是關鍵的Master Data，需要對講者的基本信息、資質、等級等數據進行維護和管理。
• PO關聯
  Payment(第三方支付)流程中，如涉及到采購申請(非庫存采購)，需要用戶填寫相關聯的PO Number,這個Number把訂單和支付進行了關聯，符合合規性要求，也便于后期的數據追溯。

采購審批

• 采購審批
  實際業務中存在Event活動需要進行采購(非庫存采購)，則需要經由采購部對采購事項進行審批。用戶發起了采購申請，并得到相關部門進行批準后，系統自動產生唯一的PO Number。
• PO訂單管理
  所有的PR/PO 訂單都將進入EMS管理平臺，采購管理員可以進行查詢或訂單追溯，同時在Event費用審批和支付流程中關聯PO Number，加強了了費用支付管理規范，降低了資金風險。