“我們為全校師生開通了 Office 365 郵件服務，并借助云平臺，使學校在教學、科研、管理等方面有了顯著提高，深受學生和老師的歡迎。我們計劃進一步推進 Office 365 的應用，一方面把學校已經開發的平臺更好地融入 Office 365，另一方面將 Office 365 的一些擴展應用深入到學校的各個領域，更好地發揮作用。”
——林丹明，副校長，汕頭大學

汕頭大學是 1981 年經國務院批準成立的廣東省屬“211 工程”重點建設綜合性大學，是教育部、廣東省、李嘉誠基金會三方共建的高等院校，也是全球唯一一所由私人基金會——李嘉誠基金會持續資助的公立大學。學校座落在海濱城市汕頭的西北區，學校占地面積 1888.70 畝，建筑面積 43.52 萬平方米。

學校秉承“建立自我、追求無我”的育人思想，堅持以學生為本，進行大學管理體制的改革和人才培養模式的創新。學校全面啟動以國際化為導向的改革工程，聘請外籍人才擔任執行校長、副校長、院長等職務，在課程、教學、資源管理及人事制度進行具典范意義的全方位教育改革探索，諸多改革經驗已得到國家的肯定、支持和推廣。汕頭大學經過近三十年的努力，營造了一個培養跨世紀人才的良好環境，奠定了持續發展的良好基礎。

汕頭大學為了全面推進學校教育、教學及管理的信息化建設，提高學校教育信息化的應用水平，加強對現代教育技術手段進行教育教學的研究，在充分調研的基礎上，結合最新發展趨勢，采用了微軟 Office 365 建立教育云服務，獲得了學校師生的廣泛好評。

應用背景

汕頭大學很早就希望采用云服務來提高學校的協同辦公、教務、教學等方面的應用，并解決現有的郵件系統存在的一些問題。

原有郵件系統功能和安全方面存在問題

汕頭大學原先采用的是第三方郵件系統，在應用中存在以下幾方面問題：

• 1. 系統功能落后，穩定性不好。
• 2. 安全性一般，垃圾郵件較多。
• 3. 郵箱容量受限，每人只有 100MB 或 500M 空間。
• 4. 與國外交流溝通的郵件經常被識別為垃圾郵件。

因此，汕頭大學希望采用更先進、安全和穩定的郵件系統，并打通孤立系統間的障礙，實現統一的用戶管理。

希望提高協同辦公和資源分享的能力

隨著國際化交流的日益增多和教學手段的多樣化，汕頭大學希望為教職員工提供完善一致的協作平臺，使他們在日常工作中更容易共同工作和分享，改變單打獨斗的個人工作方式。以下是幾種常見的工作場景：

• 1. 行政部門安排會議，通過電話通知或郵件形式，通知與會者，缺乏時效性。
• 2. 招生辦公室的老師在外出宣傳和招生時，希望為潛在生源提供最新的學校資料，通常只能用U盤拷貝或放在網盤上共享，資料缺乏統一管理和及時更新。
• 3. 老師希望將教學資源分享給學生，采用五花八門的方法，不利于學生統一訪問。

希望降低 IT 成本，減少運維壓力

汕頭大學在信息化建設中，升級和維護郵件系統，建立自己的協作共享平臺，需要大量的投資，投入大量的人力物力。

• 1. 高昂的硬件、設備、軟件和建立機房的基礎設施成本。
• 2. 隨著硬件更新和技術創新，不斷需要對硬件和軟件進行升級換代。
• 3. 需要龐大的運維管理團隊，管理和維護各種應用系統，支撐學校上萬教職員工和學生的應用。

因此，汕頭大學希望在合理的預算控制范圍內，采用先進的一體化應用平臺，滿足全方位的溝通、協作和共享需求，長期有效地降低IT投入，減少運維壓力，提升全校師生的用戶滿意度。

解決方案

汕頭大學網絡與信息中心在經過大量市場調研的基礎上，了解到微軟 Office 365 的優勢。在與微軟進行溝通后，舉行了多次研討和培訓，認為微軟 Office 365 可以多方面滿足學校的需求。

遷移到 Office 365 安全、穩健的郵件系統，與原有用戶管理系統集成

Office 365 的 Exchange Online 可提供專業級的郵件、日歷和聯系人服務。用日歷安排會議，可有效解決會議安排的溝通和時效性問題。

DLP 數據防泄漏、郵件策略和垃圾郵件過濾等功能，確保郵件系統的高度安全和穩定。此外，Office 365 運營環境強大的安全屏障，可有效阻止外部侵襲和盜用 IP 發送垃圾郵件，避免用戶郵箱被誤判為垃圾郵件地址。

超大的郵箱（每用戶 50GB）和超大附件（150MB），結合 OneDrive 或 OneDrive for Business 提供的云附件，很好地解決了用戶郵箱大小和附件大小受限的問題。

Office 365 良好的集成性，可將原有用戶管理系統與 Office 365 的用戶管理進行集成，幫助用戶實現統一的賬戶管理和單點登錄。

利用 OneDrive for Business 實現共享和協作

Office 365 提供 OneDrive for Business 網盤協作空間，每用戶 1TB 的個人空間，以及團隊協作的文檔庫共享，支持跨設備訪問，可隨時隨地用 PC、MAC、智能手機、平板訪問和編輯文檔，并支持多人同時編輯和文檔版本記錄。

文檔的共享極為簡單方便，可輕松設置文檔的只讀或允許編輯權限，共享給內部人員。此外，也可支持外部人員匿名訪問。

提供易于上手的日常應用和簡單的管理運維方式

Office 365 開箱即用的特點，使用戶能夠迅速開始使用各種應用。只需要一個賬號登錄，就能在電腦或手機上訪問郵箱、同步聯系人和日歷。將文檔拖動到 OneDrive for Business 中，立即實現云端存儲和共享。

Office 365 集中的管理界面，將日常維護所需的功能整合在一起，可以快速批量創建用戶、停用或刪除用戶、指定授權、設置安全性，一個普通的 IT 人員就能完成各種復雜的管理工作。

此外，Office 365 提供 24x7 的客服支持，學校管理員可將運行中的問題提交，獲得全方位的專業支持，極大地減少了運維的工作量。

優勢與收益

隨著 Office 365 郵件服務率先在汕頭大學推廣應用，以及師生逐漸對 OneDrive for Business 的了解，目前約有 1 萬多用戶開始使用 Office 365 郵件，約有 1500 教職員工和 8000 多學生下載安裝了最新的 Office，取得了較好的反饋和經驗，為汕頭大學進一步挖掘和探索 Office 365 在教育行業的深入應用打下了良好的基礎。

全員郵箱，充分滿足國際化溝通和移動辦公需求

汕頭大學為全校師生以及已畢業的校友開通 Office 365 郵箱，在以下幾方面獲得較好的反饋：

• 1. 學生和外教最先認可了 Office 365 的郵件應用，因為它能夠很好地滿足移動溝通和國際化溝通的需要。學生還可以建立群組郵箱，了解班級或系里組織的活動。
• 2. 教學管理部門和老師逐步熟悉和掌握新的郵件系統后，發現它大大減少了垃圾郵件，并且提供了更大的郵箱和附件，支持各種移動設備。
• 3. 由于打通了原有的人員信息管理和 Office 365 賬號管理，用一個賬號即可訪問所有應用，無論是從 IT 管理人員還是用戶的角度，都獲得一致好評。

提升協同辦公和教學分享的效率

在協同辦公和教學分享方面，汕頭大學的老師們逐步體驗到 Office 365 帶來的好處：

• 1. 行政部門可通過日歷安排會議并自動同步到與會者的手機，隨時隨地了解工作安排。改變會議日程，只需拖動日歷中的時間，所有與會者在手機上可自動得到通知和日程變化。
• 2. 教務處可以在線發布教學意見調查表，學生在線填寫，自動收集匯總，極大地提高了效率。
• 3. 招生辦公室的老師在出差時，可以通過學校 SharePoint Online 文檔庫或 OneDrive for Business 中的文檔、圖片、視頻，宣傳本校的教學、生活、文化。這些資源可由學校統一管理，及時更新，并共享給學生和家長，以便更好地了解學校。
• 4. 老師們可以將教學資源上傳到 OneDrive for Business 中，共享給學生，幫助學生課下學習。學生只需登錄 Office 365，就能查看到不同任課老師共享的資源，還可以關注老師提供的內容更新，第一時間獲得學習資料。強大的搜索能力，可以讓學生或老師在 SharePoint Online 中搜索到所有學習資源。

降低硬件成本，減少運維壓力

汕頭大學采用 Office 365 后，在每年的 IT 投入上有了明顯降低，并且運維壓力也大幅降低。

• 1. 無需采購硬件、網絡，無需建立機房。
• 2. 無需為服務器等硬件的更新換代再次投入。
• 3. 減少了IT運維團隊的工作量，系統故障率大幅降低，用戶投訴降低，用戶滿意度上升。

汕頭大學對于 Office 365 的應用還在不斷探索和深入，希望將 Office 365 擴展到學校的各個領域，更好地發揮作用。